e-Prescribing
Sistem Administrasi Terintegrasi Dalam Jaringan Intranet Puskesmas:
“Sistem
Pencatatan Kartu Pasien, Sistem Pengiriman Resep & Sistem Pencatatan Obat”
1.
Latar Belakang
Puskesmas yang memiliki pasien dalam
jumlah banyak memiliki lemari kartu pasien yang besar dengan ribuan kartu
pasien. Puskesmas yang memiliki pasien dalam jumlah banyak dihadapkan pada beberapa
masalah administrasi, diantaranya masalah penanganan kartu pasien, pencatatan
catatan medis pasien, pencatatan obat-obatan, dan proses pembuatan laporan
bulanan (baik laporan obat maupun laporan data jumlah penyakit). Setiap hari
petugas pendaftaran harus mencari kartu pasien yang datang memeriksakan diri ke
Puskesmas. Jika pasien yang datang belum memiliki kartu pasien, petugas
pendaftaran membuatkan kartu pasien baru. Proses pencarian atau pembuatan kartu
pasien ini memakan waktu yang cukup lama karena masih dilakukan secara manual.
Petugas harus mencari kartu pasien setiap kali pasien mendaftar dan
menyimpannya kem- bali setelah pasien selesai diperiksa. Proses pencarian dan
penyimpanan kembali kartu pasien ini cukup menyita waktu. Kadang kala terjadi
penggandaan kartu pasien untuk pasien yang sudah pernah mendaftar. Hal tersebut
mengakibatkan seorang pasien akan memiliki lebih dari 1 kartu pasien.
Penanganan kartu pasien seperti ini sangat tidak efektif baik dari segi waktu
pelayanan maupun dari sisi ekonomi (pengadaan kartu pasien).
Selain administrasi kartu pasien yang
tidak efektif tersebut, pencatatan rekaman data medis pasien di Puskesmas tidak
akurat. Hal ini antara lain disebabkan minimnya sistem pencatatan yang handal
untuk merekam semua data pemeriksaan pasien. Informasi yang disimpan dalam
kartu pasien belum terlalu lengkap. Terlebih lagi pencatatan data medis yang
semuanya dilakukan secara manual sering kali terbentur pada
kekurangtelitian/kekurangcermatan manusia (human error).
Pencatatan obat-obatan yang diterima
Puskesmas dan pencatatan keluarnya obat dari Puskesmas juga masih dilakukan
secara manual. Sama halnya dengan kedua permasalahan di atas, pencatatan yang
dilakukan secara manual tak bisa terlepas dari ketidakakuratan data akibat
keterbatasan manusia. Pemakaian obat tidak terdeteksi semuanya sehingga sangat
dimungkinkan timbulnya ketidakcocokan antara laporan pemakaian dan stok obat
yang ada.
Proses pembuatan laporan bulanan juga
menjadi masalah tersendiri bagi Puskesmas karena memakan waktu cukup lama untuk
membuat laporan. Hal ini karena laporan dan sumber-sumber laporannya masih
berupa laporan tertulis. Misalnya untuk membuat laporan obat, petugas farmasi
setiap hari harus menyalin resep ke dalam laporan pemakaian obat; setiap akhir
bulan petugas harus menghitung dan mencocokan laporan obat tersebut dengan stok
yang ada. Contoh lain, setiap hari petugas harus menyalin catatan medis pasien
yang berobat ke dalam catatan jumlah penyakit yang terjadi. Setiap bulan
petugas yang sama harus menyalin ulang catatan jumlah penyakit tadi ke dalam
laporan bulanan (Laporan LB1).
2.
Tujuan
Perangkat lunak Sistem Resep Elektronik
ini diharapkan dapat membantu Puskesmas dalam masalah administrasinya. Beberapa
tujuan yang ingin dicapai dari pengembangan perangkat lunak ini antara lain :
· Membuat
proses pencatatan kartu pasien yang lebih akurat (menghindari pencatatan ganda
untuk pasien yang sama).
· Membuat
proses pencarian kartu pasien yang cepat.
· Membuat
proses pencatatan rekaman data medis pasien yang lebih akurat. Rekaman data
medis pasien meliputi catatan pemeriksaan (diagnosis, anamnesa) dan catatan
resep yang diberikan.
· Membuat
proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan akurat. Dengan pencatatan data
yang akurat tentunya akan menghasilkan laporan yang akurat pula.
3.
Ruang Lingkup Pembahasan
Program e-prescribing sebagai sistem
administrasi terintegrasi yang akan dipakai di Puskesmas. Program ini akan
dirancang untuk dapat digunakan sebagai alat pencatatan kartu pasien,
pengiriman resep, pencatatan catatan medis pasien, dan pencatatan laporan obat.
4.
Spesifikasi Sistem
Pasien yang datang ke Puskesmas
mendaftarkan diri ke bagian pendaftaran. Petugas di bagian pendaftaran
melakukan pemeriksaan ke dalam basis data untuk mengetahui apakah pasien
tersebut sudah memiliki kartu berobat. Pencarian ke dalam basis data dilakukan
dengan menggunakan kata kunci pencarian berupa nama pasien atau nomor pasien
tersebut. Jika kartu pasien tersebut tidak ada di dalam basis data, petugas
pendaftaran membuat kartu pasien baru. Data pasien dimasukkan ke dalam basis
data dengan menggunakan Sistem e-prescribing. Selanjutnya pasien menunggu
giliran periksa. Saat tiba gilirannya, pasien masuk ke ruang dokter. Dokter
memeriksa catatan medis pasien tersebut apabila pasien sudah pernah
memeriksakan diri ke Puskesmas. Setelah memeriksa pasien, dokter membuat resep
(memilih obat yang akan diberikan dan dosisnya) dengan menggunakan Sistem Resep
Elektronik pada fitur pengiriman resepnya. Semua data pemeriksaan (diagnosis,
anamnesa, denyut nadi, tekanan darah, pemeriksaan fisik) dituliskan juga ke
dalam field yang bersesuaian di halaman kirim resep e-prescribing. Setelah semua
data dimasukkan, dokter menyimpan resep tersebut ke dalam basis data. Proses
pemeriksaan selesai, pasien yang bersangkutan meninggalkan ruang pemeriksaan
menuju ruang pengambilan obat. Pegawai farmasi di bagian obat
memeriksa arsip resep dengan menggunakan Sistem Resep Elektronik. Petugas
farmasi dapat memilih resep yang akan ditampilkan. Resep dapat ditampilkan
berdasarkan nomor resep atau tanggal resepnya. Setelah membaca resep yang
dikirimkan dokter, petugas farmasi dapat menjalankan tugasnya untuk menyiapkan
obat yang diminta dalam resep tersebut. Setelah semua obat disediakan, petugas
farmasi mengubah status resep tersebut. Saat status resep diubah, Sistem
e-prescribing akan secara otomatis mengupdate
data stok obat (mengurangi stok yang ada dengan jumlah dosis obat yang
diberikan). Dengan demikian, data stok obat akan selalu update. Sistem
e-prescribing ini dirancang untuk digunakan pada sebuah jaringan komputer
client-server. Program hanya diinstal pada komputer server, semua komputer
client terhubung ke server dengan menggunakan hub/switch. Oleh sebab itu, semua
proses dilakukan di sisi server. Pengguna program di sisi client mengakses
program ini dengan menggunakan browser internet. Spesifikasi Sistem Resep
Elektronik ini ditunjukkan pada Tabel 4.1 :
Tabel
4.1 Spessifikasi Sistem e-Prescribing
Fitur
|
Keterangan
|
Pencatatan Kartu Berobat Pasien
|
Sistem
ini dirancang memiliki kemampuan membuat dan menyimpan kartu berobat pasien.
Pencatatan kartu berobat pasien dilakukan dengan Sistem e-prescribing ini,
untuk kemudian disimpan di dalam basis data program. Kartu berobat yang
disimpan dalam basis data berisi antara lain data diri pasien dan catatan
medis pasien yang bersangkutan.
|
Pencatatan Resep
|
Dengan
menggunakan Sistem e-prescribing ini, dokter mencatat hasil pemeriksaan medis
dan menuliskan resep untuk pasiennya. Program akan menyimpan catatan medis
dan resep tersebut ke dalam basis data program. Resep yang disimpan di dalam
basis data tersebut akan diakses oleh petugas farmasi Puskesmas untuk menyediakan
obat yang diminta dokter.
|
Pencatatan Obat
|
Sistem
ini dilengkapi kemamapuan untuk mencatat data keluar masuknya obat dari dan
ke luar Puskesmas. Data obat yang masuk dan yang keluar dari Puskesmas akan
dicatat semuanya, sehingga Puskesmas akan memiliki catatan yang akurat
mengenai penggunaan obat yang sudah diberikan Dinas Kesehatan.
|
Pembuatan Laporan Obat
|
Sistem
ini dilengkapi kemampuan untuk membuat laporan pemakaian obat. Laporan obat
dibuat antara lain untuk melaporkan jumlah obat yang diterima Puskesmas dalam
periode laporan, melaporkan jumlah obat yang dipakai selama periode laporan,
dan jumlah sisa stok obat yang masih dimiliki Puskesmas. Laporan yang
dihasilkan dalam bentuk Microsoft Excel dan juga dalam bentuk halaman web.
|
Pembuatan Laporan LBI
|
Sistem
ini juga dilengkapi kemampuan membuat laporan bulanan (Laporan LB1) yang
isinya adalah data kasus penyakit yang terjadi selama 1 periode laporan.
Kasus penyakit dibedakan menurut kategori penyakit dan kategori umur pasien.
Laporan yang dihasilkan dalam bentuk Microsoft Excel. Laporan LB1 dilaporkan
kepada Dinas Kesehatan Kota setiap bulannya.
|
Diagram blok dari sistem
ini ditunjukan pada Gambar 4.1 berikut ini
Gambar 4.1 Diagram Blok Sisem
e-prescribing
4.1.Keunggulan
Sistem
Sistem e-prescribing
ini adalah sebuah program yang berbasiskan web. Aplikasi yang dibangun
berbasiskan web memiliki beberapa keunggulan antara lain adalah :
·
Kompatibilitas
program tinggi. Program Resep Elektonik memiliki kompatibilitas yang tinggi
antara lain karena program ini dapat digunakan pada sistem operasi apapun (baik
Windows, Unix, Linux, dll). Atau dengan kata lain, program berbasis web dapat
bekerja pada semua sistem operasi yang mendukung protokol TCP/IP (dan memiliki
browser internet).
·
Bersifat
freeware. Sistem e-prescribing ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman
web (HTML, PHP, dan basis data MySQL) dan
digunakan
dengan perangkat lunak yang juga freeware yaitu PHP Triad. Perangkat lunak PHP
Triad tersedia bebas di Internet, di dalamnya sudah mencakup Apache Web Server,
MySQL Server, dan PHP Engine.
·
Kebutuhan
(requirement) perangkat keras tidak terlalu tinggi. Sistem e-prescribing ini
mampu dijalankan pada komputer ‘generasi tua’, asalkan komputer tersebut mampu
menjalankan sistem operasi yang menyediakan fasilitas browser internet. Akan
tetapi kemampuan komputer sangat mempengaruhi kinerja dari program.
4.2
Deskripsi Umum Perangkat Lunak
Perangkat
lunak yang akan dibangun ini akan diberi nama Sistem e-prescribing. Sistem
e-prescribing ini adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan sebagai sistem
administrasi Puskesmas. Ada 3 fungsi dasar dari perangkat lunak ini yaitu :
·
Membuat dan menyimpan kartu
berobat pasien. Pencatatan kartu berobat pasien dilakukan dengan Sistem Resep
Elektronik ini, untuk kemudian disimpan di dalam basis data program. Kartu
berobat yang disimpan dalam basis data berisi antara lain data diri pasien dan
catatan medis pasien yang bersangkutan.
·
Membuat dan menyimpan resep
yang dibuat dokter. Dengan menggunakan Sistem Resep Elektronik ini, dokter
mencatat hasil pemeriksaan medis dan menuliskan resep untuk pasiennya. Program
akan menyimpan catatan medis dan resep tersebut ke dalam basis data program.
Resep yang disimpan di dalam basis data tersebut akan diakses oleh petugas
farmasi Puskesmas untuk menyediakan obat yang diminta dokter.
·
Mencatat data keluar masuknya
obat dari dan ke luar Puskesmas. Data obat yang masuk dan yang keluar dari
Puskesmas akan dicatat semuanya, sehingga Puskesmas akan memiliki catatan yang
akurat mengenai penggunaan obat yang sudah diberikan Dinas Kesehatan.
Selain
fungsi-fungsi dasar tersebut, Sistem e-prescribing dilengkapi dengan fungsi
lain yaitu pembuatan laporan (laporan pemakaian obat dan laporan data penyakit
yang paling sering terjadi), fungsi pencarian data pasien (baik kartu
berobatnya maupun resep milik pasien tersebut), dan fungsi pencetakan resep. Program
ini dirancang untuk diimplementasikan pada jaringan komputer Puskesmas. Sistem
jaringan yang digunakan adalah sistem client-server. Satu komputer yang
digunakan sebagai server adalah komputer di bagian pendaftaran, sementara
komputer di ruang dokter dan ruang farmasi bertindak sebagai client.
4.3 Pemodelan Fungsional dan Aliran Informasi
Pemodelan fungsional dilakukan dengan
merancang aliran data dan proses-proses yang tergabung di dalamnya.
Untuk menggambarkan model aliran data tersebut
digunakan Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram/DFD ). Data Flow Diagram adalah
sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transfor- masi yang diaplikasikan pada
saat
data bergerak dari input
menjadi output. DFD dapat dipartisi
ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran in- formasi yang bertambah dan fungsi ideal. DFD tingkat 0 (dikenal pula dengan
na- ma Diagram Konteks) merupakan model sistem
yang paling dasar, DFD tingkat 0
merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah lingkaran
(“bubble” ) tunggal
dengan data input dan output
yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Diagram konteks pada Gambar
4.3.1 menunjukkan aliran informasi paling
dasar dalam Sistem
Resep Elektronik.
Ada 4 entitas
eksternal (yang digambarkan dengan
bentuk
persegi)
yang berin- teraksi dengan sistem yaitu : dokter,
petugas pendaftaran, petugas farmasi,
dan administrator. Masing-masing entitas
eksternal
tersebut memproduksi informasi untuk digunakan
oleh sistem
dan mengkonsumsi
informasi yang dihasilkan oleh sistem. Gambar anak
panah yang diberi label merepresentasikan objek data atau hirarki tipe objek
data. Contohnya anak panah dengan
label membuat dan menyimpan kartu
pasien,
merepresentasikan objek data
yaitu data-data dalam kartu
passen.
Gambar 4.3.1. Diagram Konteks
Diagram konteks dapat
diuraikan ke dalam bentuk DFD
tingkat 1. Setiap proses yang direpresentasikan pada
tingkat 1 merupakan subfungsi dari seluruh
sistem yang digambarkan dalam model konteks.
Proses
digambarkan dengan sebuah lingkaran
yang diberi label dan
diberi nomor;
proses menggambarkan transformasi yang diaplikasikan ke data dan mengubah data tersebut
dengan
berbagai cara.
Ada 12 proses yang digambarkan dalam DFD tingkat 1
Sistem e-prescribing tersebut
yaitu :
1).
Pencarian Kartu
Pasien
2).
Pembuatan Kartu
Pasien Baru
3).
Membaca Catatan Medis Pasien
4).
Membuat
Resep
5).
Membaca Resep
6).
Menyiapkan Resep
7).
Membuat Laporan
Obat
8).
Menambah Data Jenis/Jumlah Obat
9).
Membuat User Baru
10).Menambah Data Jenis
Penyakit/Data Puskesmas
11). Membuat Laporan LB1
12). Autentifikasi.
Nomor pada masing-masing proses tidak mewakili urutan kejadian/urutan kepentingan dari
masing-masing proses. Selain entitas eksternal yang digambarkan
dengan persegi dan proses yang digambarkan dengan lingkaran, dalam DFD tingkat 1 tersebut
ada pula gambar media penyimpanan data yang digambarkan dengan garis ganda yang dilengkapi dengan label
Gambar 4.3.2 DFD Level 1
4.4 Database Mapping
Untuk memahami kebutuhan informasi yang
terdapat pada sistem selanjutnya dilakukan pemetaan ERD(Entity Relationship
Diagram) ke relational database kemudian mengimplementasikannya
dalam bentuk physical database. Tabel-tabel hasil Mapping ERD selengkapnya
dapat dilihat pada gambar berikut
Gambar 4.4.1 Database Mapping
Gambar 4.4.2 Database Mapping (lanjutan)
Gambar 4.4.3 Database Mapping
(lanjutan)
Tanda 1 bintang pada gambar di atas
menunjukkan kunci utama (primary key) sedangkan tanda 2 bintang menyatakan
kunci asing (foreign key).
5.
Kesimpulan
E-Prescribing dapat meningkatkan akses ke pelayanan
kesehatan dan meningkatkan kualitas dan efektifitas dari pelayanan yang
diberikan. Sistem resep elektronik (e-prescribing) meliputi produk
obat-obatan dan jenis penyakit dalam menulis resep elektronik
Sistem e-prescribing pada penelitian ini sudah dapat memenuhi kebutuhan
fungsional dan non fungsional yang didefinisikan dalam proses perancangan
perangkat lunak. Secara umum sistem resep elektronik ini sudah bisa memenuhi
spesfikasi yang dirumuskan pada awal proses perancangan.
Beberapa masalah yang dapat terjadi jika
menggunakan sistem e-prescribing antara
lain :
a.
Terjadinya
pemadaman listrik PLN yang bisa
mengganggu
pelayanan pasien.
b.
Kemungkinan
kerusakan perangkat keras, gangguan perangkat lunak (misalnya virus) dan
gangguan pada jaringan sehingga pegawai klinik tidak bisa mengoperasikan
program resep elektronik.
Untuk
mengatasi kemungkinan masalah yang bisa timbul tersebut ada beberapa hal yang
perlu dilakukan sebagai usaha pencegahan yaitu :
a. Perlu adanya pihak yang bertindak sebagai
administrator teknis dari sistem e-prescribing. Teknisi ini diharapkan
bisa mengatasi masalah yang tidak bisa diatasi oleh pegawai klinik (misalnya
saat komputer terkena virus, jaringan dan sebagainya). Teknisi ini bisa saja
merupakan pihak eksternal klinik yang dikontrak secara profesional untuk
melakukan perawatan sistem.
b. Penggunaan UPS (Uninterruptible Power
Supply) atau pemasakan generator listrik, jika dimungkinkan, untuk mencegah
terhambatnya pelayanan kesehatan masyarakat ketika terjadi pemadaman listrik.
c. Pemberian pelatihan teknis kepada pegawai
klinik untuk mampu mengatasi masalah- masalah yang mungkin terjadi. Hal ini
dilakukan supaya klinik tidak terlalu tergantung kepada teknisi luar jika
sistem e-prescribing mengalami gangguan.
REFERENSI
[1] Centers for Medicare & Medicaid
Services 2008, E-Prescribing, Available from : http://www.cms.gov 8 Desember
2015
[2] Pressman, Roger S.. 2007. “Rekayasa
Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi (Buku II) Roger S Pressman: Di
Terjemahkan oleh LN Hamaningrum. Andi,Yogyakarta
[3] E-health initiative, the centre
for improving Medication Management, American Medical Association, American
Academy of Family Physicians, America College Physicians, Medical Group
Management Association 2008, A CLINICIAN’S GUIDE TO ELECTRONIC PRESCRIBING, Washington
DC, http://www.ehealthinitiative.org, diakses tanggal 3 Januari 2016
[4] Health Report 2001,
E-Prescribing : Prepared First Consulting Group, California Health Care
Fondation
0 komentar:
Posting Komentar